談「伊媚兒」

相信很多人都會收到公司、工作單位、廣告信件、或任何的伊媚兒(電子郵件)，有人常會說某單位、某人寄來的信件，常常是垃圾郵件，自己也觀察到所服務單位統一寄發的郵件，常常發現有幾種現象：第一、郵件之標題主旨不清不楚，第二、郵件內容缺乏相關較完整的說明，甚至是完全空白，第三、附加檔案之檔案名稱內容不明確。

當有前述的這三種現象的電子郵件，這時看郵件的人在不能夠快速了解郵件內容，當有空時或許會多按幾個鍵，開啟檔案看看內容，沒空時恐怕就是直接刪除了，那麼這樣的郵件信息傳遞不就中斷了，自然也失去了這封電子郵件的意義。

如何改善收發電子郵件傳遞訊息的前述現象呢？就是本著前文「從對方的角度思考」來準備所要寄發電子郵件的內容：

1. 郵件標題主旨應該簡明扼要，讓看郵件的人在第一時間，就能判斷瀏覽此郵件的重要性、需要性。
2. 在郵件內容之說明，必須儘可能完整詳細，以能夠傳遞訊息讓看郵件的人了解，為發佈電子郵件的首要目標。
3. 如果郵件中有附加檔案，最好是檔案名稱就能反映出檔案內容，好讓開啟郵件的人，願意地、必要地、自動地開啟附加檔案來瀏覽檔案。
   

以上三個原則，說起來容易，做起來其實也不難，重要的是秉持著「從對方的角度思考」的工作理念，畢竟要發出一個郵件，不外乎就是想要將訊息傳達給需要的人，如果不能引起有需要的人的興趣，進而去主動開啟郵件，那麼這個電子郵件是個失敗的通知。

再者，若從行政效率的角度來探討，通常一個電子郵件發出去，說不定有幾百個人接收這個訊息，做一個算術題：如果有300人收到郵件，如果每個人要多花10秒鐘去開檔案才能瞭解電子郵件內容，那麼總共就是用了3000秒，也就是50分鐘的時間，如果發郵件的人能夠多花5分鐘，而能夠使每一個收到郵件的人節省10秒鐘，大家可以想一下，「一個人5分鐘，全公司50分鐘」，這樣的省時投資值不值得？

對一家公司而言，員工們每天都要收到許多封電子郵件，一封郵件多花10秒、或甚至1分鐘，這可是「積少成多」啊！相信老板們會在意的，而員工們更不希望因為收發郵件的不順暢，而干擾了原有工作的作業。

以發電子郵件的這件小事，在「從對方的角度思考」模式下，或許也可以在無形之中，提升公司的行政效率，不知讀者們的看法如何？

2009/08/16

相關連結：講一個完整的故事、往上一層級之思考