談秘書人才

秘書的工作既多元亦繁重，一位好秘書可以獨當一面，協助主管處理各種業務，祕書要會的十八般武藝也相當多，秘書在學校行政單位的腳色，其實是相當吃重，是具有承上啟下、溝通協調之管道與橋樑。

學校的祕書除了校長室秘書外，副校長、教務長、學務長、總務長等三長，以及各學院院長等都有配屬專任的秘書，在輔助主管於行政業務的推動與執行。

秘書的工作林林種種，首先最例行性的不外是安排主管的行程，還要能隨時提醒主管，Outlook是一個不錯的秘書工作管理軟體，有行事曆可登錄每日、每週、每月的行程，是相當便利的軟體工具。

在行程安排中，最多的恐怕就是各種會議，自己擔任主任秘書工作，就覺得會議非常多，有主辦的、協辦的，有擔任當然委員、也有是被選派的委員，各種會議、委員會真是多的不勝枚舉，因此上任主管時，就要求秘書能彙整所需要參加的會議及其職務、開會頻率、會議任務、目標等的整理，在全校的秘書會議中，建議所有秘書都能做此總表提供給主管了解參考。

秘書另一個主要工作在專案規劃，因為既然是主管之秘書，對於主管想要從事之專案，就要協助撰寫專案計畫，所以秘書的文筆、規劃能力、電子檔案文書處理等皆為必備的十八般武藝之一，如果受過如論文研究之訓練，對此項工作就有相當的幫助。

有了專案企劃，就要執行、而後追蹤、考核，秘書的另一類任務，就在協助主管盯緊專案執行進度與成果追蹤，以利主管的考核以及後續工作計畫之修正與執行，以建立持續的再追蹤、考核的車輪模式，這種計畫、執行、追蹤、考核的循環模式，是一位秘書必須學習掌握的工作模式與重要的工作職責。

有人謔稱秘書都在為主管訂便當、繳會錢，事實上秘書確實也要能為主管打點此類瑣碎雜務，使無後顧之憂，甚至紅白帖、致贈慰問卡、謝卡、賀卡等，看似屬於主管私人事務，其實對主管而言是相當重要的公關工作，扮演的好，主管在面對同仁及相關事務的處理，增加了情誼聯繫，實際上有助於公務的推動。

秘書也要能張羅辦公室的「柴米油鹽醬醋茶」，諸如茶水飲料、賓客接待等看似簡單，但卻又是相當重要的庶務性工作，均是秘書的工作項目內涵之一環。

公文的處理也是秘書的重要公務，秘書通常是第一個公文過濾者，有的主管會充分授權秘書逕行辦理，或要求秘書簽擬承辦意見，因此秘書於各式公文、簽稿之行政能力也需培養訓練，並期能彌補一般教師於兼任主管時之行政經驗不足，尤其是菜鳥主管對行政事務不熟嫻時，能給予直接、適當、不逾越本份職權之提醒。

秘書之一重要特質，要能嚴守口風，處理之公文事務不乏機密性或私密性，對於公務機密之辦理自要有所分寸。

秘書是各處室重要的靈魂人物，扮演著承上啟下的角色，語言溝通技巧、待人接物上，由於代表的是直屬主管，當然也是要謹言慎行。

秘書在職等上是相當高，同時也最好是有相對年資與資深的職員擔任，才能發揮指揮組員，以及與其他單位協調之工作推展。

學校在培育優秀的秘書人選，其實需要長期的規劃，有潛力之秘書人才應於各處室之歷練、工作能力之培養，在在需要時間與經驗的累積。

2006/08/12

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