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2010年11月16日 星期二

擔任行政工作的中心理念與方法

在學校擔任教職工作外,也擔任過校內的相關行政職務,個人於接任一項行政工作時,是有一些中心理念與做法,或許因為職務的不同,會有些不同的作法,但是行政理念大致是相同的,本文就將「理念」稱之為「中心」,「作法」就稱之為「方法」,有道是:「中心不變,方法可變」。

學校的行政工作,如同政府機關或私人企業都有其組織運作以及企業文化,本文將不置啄於此面向,每個學校自有其學校之傳承、組織文化、辦學理念、教育目標與發展方向,又學校首長當然就是校長了,自有其治校理念與施政方針,同樣的政府機關與私人企業也都有其各自的特色,本文僅就個人於接手一項行政職務的作法與理念,與讀者分享。

接任一個單位的主管,首先要了解所能掌握的資源,包括:第一、人,有多少職員同仁共同共事,分別辦理哪些業務。第二、經費,白話文就是錢,亦即單位的年度預算與運用情形。第三、法,所謂依法行政,重要的就是了解單位所辦理事務的相關法規,單位所主管的事務法規等。第四、軌,除了法之外,事實上行政業務工作很難鉅細靡遺的完全以法來規範,因此各單位的行政業務必有其「常軌」、常規、原則、慣例、規則、規定等。綜合起來這些面向都是在了解背景、熟悉業務,簡而括之,就是「人、錢、法、軌」四字訣。

到任一個新單位,不論是主管或是業務人員,要了解單位、融入單位、熟悉業務,這是辦理行政業務的中心之一,而方法要訣就是「人、錢、法、軌」的四字訣,如何由此四字訣完成「了解單位」的這個「中心」一事,要運用何種「方法」來達成,就看每個人的創意作為了。

個人新上任一個單位主管,大概都會召開處室的內部會議,第一次會議重點通常有兩個,第一、闡述個人的工作理念與中心,第二、就前述所欲了解的「人、錢、法、軌」四個面向之資訊收集與了解。

在闡述個人的工作理念與中心,目的無他,就是在讓同仁同事間了解主管的行事風格與中心理念,個人常說的幾個中心理念是:隨時準備交接、服務、建立制度與機制、自走管理。而在行動面的方法上,有幾種作法:建立單位內部的電子檔案資料庫、單位網頁之經營管理、會議紀錄模式。以下就分別與讀者分享這些「中心」與「方法」。

「交接」:每一位主管或業務人員在接手一項新工作,就要有隨時交接的準備,因為單位組織的發展與運作是永續的,而主管職務、或行政業務人員可以說是過客,只是時間的長短而已,若能在初始擔任該行政工作階段,就建立起「交接」的理念,那麼單位就有跨出永續發展理念的第一步,同時也可降低未來在人事交接之不穩定的衝擊與影響。

「服務」:任何單位組織都有其特定的任務,然而不變的是「服務」的理念,建立「服務」的中心理念,當是推動單位業務之重要工作,要談服務之理念,就以supporting staff來說,staff就是通稱的職員、或說是單位的行政團隊,而supporting有支持、支援與支撐之意,言下之意,所有行政團隊的服務,在support整體組織之發展需要,在協助、協調、幫助各單位、乃至個人的行政服務。

「制度/機制」:每一個單位組織都有其既有制度,以能維持其組織的運作機制,制度與機制雖是相通但是仍有點差異,制度或許可以說是規章法制,而機制是讓規章法制能夠平順運作的方式。以學校的事務為例,其實每學期、每學年要做的事情、要辦理的業務,有許多是重複性的例行工作,一旦建立了制度,有了辦理的機制,再加入追蹤、考核改善的流程,自然辦理的業務,只有愈來愈完備、愈來愈上軌道。

「自走管理」:有了「制度/機制」,重要的就是運作的順暢性,以「自走管理」這個名詞就有許多面向的意義,諸如:自我規劃、執行、追蹤、檢討、改善,自訂目標,自訂工作內涵,自訂完成期限,自行檢視確認執行成效,甚至自我檢視如前述「交接」、「服務」及「制度/機制」的落實,這些都是自走管理的一環。

「電子資料庫」:由於電腦應用的普及與方便性,現今所有的業務工作無一不是透過電腦檔案來推動與傳遞。又單位組織中行政事務之持續性與常規性,也是眾所皆知的道理,凡是辦理過的業務皆需要有完整的建檔制度,除了書面資料外,最重要的就是電子檔案的管理,建立單位內部的電子檔案資料庫,理念上是:共同的、共用的、單一的、正確的、可隨時取用的、方便的、清楚的、明確的、可靠的、、等等,這些都是建構完備資料庫的中心理念。

「網頁」:有了前項的電子檔案資料庫,就是要公開化,如何將單位的工作情形、成果績效、以及任何辦理業務有用的資訊,能夠即時公告上網、公開週知也是一項重要工作,若說電子資料庫是單位內部之業務精華,那麼網頁的角色,當是可公開之外部資料庫,更可達到對外宣傳廣告的效果。網頁建置的中心理念是:公開的(opened)、資訊的(informative)、完整的(complete)、可應用的(applicable)、正確的(correct)、有效的(effective),還有很多更多的面向猶待行政同仁發揮創意。

「會議記錄」:很多人常會抱怨會開得太多,會議多這也是事實,但是會議多如果是必需的,那麼更重要的是什麼呢?就是會議紀錄與追蹤考核了!個人通常要求的、恐怕同仁都認為是吹毛求疵的,可能就是會議紀錄了,建立完備的會議模式,實為執行單位業務的重要關鍵,從會議議程準備、完成會議記錄、到上網公告與會議決議辦理情形之追蹤管控,在在需要有一套完備的機制以資運作。諸多業務除了內部運作外,常常需要與外部單位之合作協調與共同推動,不論是何種會議,既然已經召開,也有深入議論研討,若沒有將重點摘要列入記錄,那麼開會的討論價值何在?因此,只有透過明確的會議記錄,並據以推動執行,再加入追蹤考核,才能達到會議的真正目的,所以整套會議模式,尤其是記錄則是單位組織業務推動的根本,就連人員的訓練也都可以由會議記錄開始。

行政工作林林種種,看起來繁瑣,但是仍有其規律性,並且通常是有跡可循,如何由新手接任、到老鳥的熟悉業務、甚至創新的行政思維與作法,實在是端看個人是否投入工作,而組織的制度與機制運作,確實是可以降低一些人為因素之影響,或者更能夠激發出創造性的行政措施。

最後,本文提出另一個重要的中心理念是:今日的工作都是為明日作準備。因為人員是暫時的、而單位組織是永續的,並且單位組織要有長足的成長發展,個人的成長與發展才有意義。

本文所述僅為個人的看法,不免有以管窺天之迷失,畢竟行政真的是一門處理人事物的大學問!

2010/08/16

相關連結:談「直線式」與「迴圈式」之行政措施談「流程化」之行政措施「水來土掩」與「挖水溝」Data vs. information

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