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2010年4月16日 星期五

如何準備面試

面試(interview),有諸多場合都需要面試,例如:不管是考大學或研究所的推薦甄試入學、求職、升遷等,都會碰到面試,如何準備面試呢?是學生們常碰到的疑問?事實上,可以從網頁或各類書籍都可以查到相關資訊,本文僅就個人輔導學生推薦甄試入學與就業面試、以及擔任各種面試委員的經驗,提供一個提綱挈領的摘述。

準備面試可以分為三大重點:
  1. 充分瞭解、認識自己。
  2. 充分瞭解、認識申請入學的學校系所(或應徵的公司單位)
  3. 充分瞭解、認識面試的流程

首先來談認識自己,能夠有面談、面試的機會,相信都已經通第一關的書面或其他形式的初審關卡,對於自己所提交送出的履歷、自傳、讀書計畫(生涯規劃)、成績單、推薦信等等各種資料,都應該要全部回顧並且要熟記內容,因為都是自己準備的資料,自然要很清楚。面試中,除了一些比較制式的問題外,多少都有些問題會來自面試者的書面資料,面試委員會就其有興趣想要深入了解的部份作提問,最需要準備的就是know why,例如:成績單中各課程的成績有高有低,低的原因、特別高的原因、或選修了什麼課?選修該課程的原因?修過後有什麼心得?有何啟發?等等相關的問題,重點要表達know why,也就是自己要清楚的說出一個道理,富有邏輯、合理的理念與事實。

誠實、實在、正面的、真誠的人格特質表現為一般面試委員所想要知道的事實,因此充分認識自己是最重要的一環。

再來談到認識申請入學的學校系所(或應徵的公司單位),既然要去該學校系所(或公司)面試,自然要有相當程度深入的認識與瞭解,現今網路相當方便,應該都可以查詢得到這些資訊,以甄試學生來說,從學校、學院、系所、歷史沿革,到切身的系所師資陣容、實驗室、發展方向、課程規劃等,都要瀏覽、甚至做筆記備忘。對一般的求職者,對所應徵公司的沿革、產品、服務、部門、屬性、可能的工作性質、未來發展,只要是有助於瞭解該公司之資訊,都應該整理自己的筆記資料以備忘,這是面試前必要的準備工作。一個相當典型的制式問題:請你說明一下,你對本系(本公司)的暸解?

要準備面試當然要知道典型之面試流程、面試形式、面試時間等基本原則。

首先就面試時間來說,少則5分鐘、10分鐘,多則可能半小時、一小時或兩小時都有可能,端視面試的重要程度,以一般推薦甄試入學,大約都在半小時以內。若是求職的面試,初次的面試或許也只是十分鐘,到二次面試時,有的可能都達一小時以上,因為面試中,所要達到的目的有所不同,例如初次面試可能只是在書面資料初審之後的二次篩選,此時或許會著重在專業與能力,那麼在二次面試中,可能的重點就是在個人的人格特質了。

面試形式,有一位面試者對一位面試委員,也有一對多、甚至多對一的例子,不過只要有充分的準備,如何面對一位、多位委員,基本原則都是相同的,不過如果是多位面試者對一位面試委員,這可就要注意了,請思考為何要這樣安排,要搶答嗎?要如何面對其他共同競爭者?最重要的原則,就是「中庸」吧!

典型的面試流程可分為三個階段:

  1. 開場白:大都會由主審委員發問,或許會介紹一下所有面試委員,甚至也會寒喧幾句。
  2. 問答:這是一般面試中最主要的部份,有一些標準制式的練習題目,可概分為:(1)專業性問題,(2)個人人格特質面向之問題,(3)閒聊式廣泛的問題。
  3. 結尾:面試即將結束時,都會有一些跡象,有的會以計時方式,若聽到鈴聲、手勢等訊息,面試者也都應該保持自然,或者主審委員也會主動提出要結束面談了。

由於面試或面談有其多樣性,不容易概括而論,但是也有一些面試者該要注意的事項與基本原則:

  1. 留下良好的第一印象:從進入面談室開始,面試者的服裝儀容、一舉一動,都在面試委員的觀察當中,或者是面試者開口的第一句話,都是第一印象。
  2. 誠懇的眼神:眼睛真的會說話,要注視著面試委員,眼神要專注,誠懇、誠實都會在眼神中流露出來,面試委員都已有閱人無數的經驗,逃不出經驗法則。談到眼神,就要切記:勿東張西望、眼神勿飄移。
  3. 說話的語調:最基本的原則就是講話要夠大聲,聽起來是有自信的,同樣的,能夠讓人感受到誠懇、誠實的語調是最重要的。
  4. 口齒清晰:這點就需要多加練習,如果在面試對談中,能夠像新聞播報人員的流利清晰,就對了。
  5. 善用肢體語言:進場時點個頭、行個禮,這也是肢體語言的一部份,對答當中也可善加利用手勢動作,輔助口頭的表達說明。
  6. 針對問題的重點,完整回答:這裡要注意的是什麼是問題的「重點」?怎樣才是「完整」的回答?請面試者要嘗試瞭解問題的內涵,才能據以適切的回應,而回應問答要「完整」,切莫「簡答」,因為在一「問」一「答」的過程當中,面試委員要知道的是,面試者接受訊息的能力,以及回答問題的表達能力、組織能力、甚至是邏輯推衍能力。
  7. 說一個完整的故事說話其實也像作文一樣,有所謂的「起承轉合」,在面試中的「問」與「答」,若套用「起承轉合」的公式,「起」:可以說是接續問題的開場白,「承」:接續開場白的說明,「轉」:換成另一種角度的闡述,「合」:對回答問題的結語。
  8. 回答問題具有組織性、有邏輯:怎樣算是有組織性,前項所說的「起承轉合」就是一種組織方式,若是以時序來說,講到「過去、現在、未來」也是一種有組織性的表達,同時,在各種方式的說明表達中,要合乎邏輯,簡單說就是有道理,以「起承轉合」來說,就是要「『起』頭的對、承接的『順』、『轉』得有理、『合』的圓滿!」這真是說得容易,還得面試者多加練習。
  9. 置入性行銷:面試中的問答,看起來面試者都是被動地回答問題,其實也可以引導面試的問答發展,化被動為主動,就可以運用「置入性行銷」的方式,在回答問題時,以預先準備的內容適當的置入、以行銷自己,更可藉由回答的內容,引導後續問題之延續,就能更從容的回應問答。

接著再想一下,面試的目的是什麼?除了彌補書面資料的不足、面對面的交談、更深入的瞭解認識面試者等都是面試的目的,基本上都是要找到「對」的人、找到「最好」的人、「最適當」的人選,面試最特別的是在雙向的溝通,因此口語表達能力好的人,確實會有加分的效果,但是也要掌握面試的基本原則,再者,透過適當的練習與準備,也可彌補諸如緊張、焦躁、不安而有腦筋一片空白、或講不出話來的窘境。

面試委員想要知道的既然是:面試者是不是「對」的人、「最好」的人、「最適當」的人選,那麼面試者如何讓自己成為是面試委員中心目中的人選?就是讓自己的表現是一位有思想、有故事、有內涵的人。

其他常有的疑惑與因應方式之建議分述如下:

  1. 我該穿什麼衣服?基本原則就是當作自己要去參加正式的宴會,或是以所應徵的工作性質,未來應該有的穿著方式。以學生參與入學甄試面談,男生建議穿著襯衫、西褲、皮鞋,不一定需要穿西裝、打領帶,女生以上班族的女士穿著為準,但不必花俏、化妝。
  2. 專業問題不會回答問題,怎麼辦?誠實是最佳的策略,切忌瞎掰、語無倫次,若有把握,可以挑相近主題明確知道的內容據以回答,若真的毫無頭緒,最好是誠實說,不知道,但是可以表達例如會記住問題、並再檢討自己、再學習以找出答案。
  3. 需要帶什麼東西嗎?需要另外準備個人書面資料嗎?如果面試前,沒有任何資訊是否須準備個人簡介之類的補充書面資料,或是不知是否需要進行簡報式PPT的口頭報告,俗話說:「有備無患」,現今隨身碟相當方便,就準備著可能用到的電子檔案,例如:個人簡介PPT、或其他有助於短時間介紹的主題性PPT,都可以事先準備。如果有補充的書面資料,也可以帶著,以備不時之需,但是要視場合、視時機、視需要再提出為宜,簡言之,「有備無患」。
  4. 回答問題要多久?如前述,切勿「簡答」如Yes or No,但是也不宜過長,還是以整體面試時間有多長為考慮重點,如果只有10分鐘的面試,每個問題以1-2分鐘內之回答為基本原則,那麼平均可有5個問答的空間。其實回答的長短也不是重點,講得有條理、能夠讓人聽下去、不覺得是廢話,那麼回答長一點時間,也沒什麼不好,不過最好能多觀察面試委員們的反應,在察言觀色中適時地決定是否回答問題該告一段落了,若時間有限,主審委員是會打斷終止面試者的回答,這時也不必擔心是否會有負面影響,從容、自然為要。
  5. 問題問的很尖銳、類似刁難的感覺怎麼辦?面試者必須認知一點,任何問答方式或問題,都是面談、面試中考驗的一環,如果面試者連這抗壓力、隨機應變的能力都沒有,那麼怎會是「對」的人、「最好」的人、「最適當」的人,因此,沒有所謂「尖銳、刁難的問題」,只是個「問題」,反正就是據以回答就對了。
  6. 面試者可以問問題嗎?當然可以,不過要在適當時機,例如委員們主動問起、或是透過置入性行銷的發問,有時候面試者若能問到「對」的問題,可能對面試者會有加分作用,當然如果問得不適當,那就是負面印象了。
  7. 專業問題會問到多深入?大家可以想像,大部分的面試場合是沒有如白板、黑板可用,所以大概不會要以書寫方式來問問題,而且,也沒有足夠的時間,聽到長篇大論,一般口試的專業問題,一定都是可以簡短回答的問題,諸如:牛頓第一定律是什麼?發電機原理?什麼是聲波?何謂密度?以密度來說明回答技巧,先說明密度是質量除以體積,再說明是一物體單位體積的質量,再舉例說明密度的特性,例如鐵、棉花的對比說明,這個回答公式就是:定義、物理意義、範例說明。讀者可以自行體會練習。
  8. 到底面試委員想要知道什麼?不管是任何問題,其實委員想知道及確認的是,面試者的表達能力、組織能力、邏輯能力等各面向的能力,以及在問答中所透露出來的個人人格特質是什麼,例如:問到個人的優點或缺點,委員是真的想知道面試者有什麼優點、缺點嗎?若是問到你的家鄉有哪裡好玩?委員是真的想知道哪裡好玩嗎?問到喜歡什麼、有什麼嗜好、興趣、休閒活動等?或問到家庭狀況、兄弟姐妹?或問到學校的老師、課程?你的志願、你的偶像、你最愛的運動、最支持的職棒球隊?其實所有問題的背後,都在考驗面試者的「能力」與了解面試者的「特質」。

面試或面談沒有想像中的那麼困難,充分準備為成功的面試之不二法門,除了本文所揭櫫的準備面試的三大重點、了解面試的面面觀、以及一些基本原則與重點,就算充分了解與體會如何準備面試,最需要的還是多練習,面試之「問答」可以和同學、親友共同練習。

最後,面試有技巧、有方法、有準備的模式,但是,最終還是在「面試者自己」,隨時想一想自己、準備好自己,是不是學校或公司所要的那一個「對」的人、「最好」的人、「最適當」的人?

2010/03/26

相關連結:如何寫自傳實力、表達能力與呈現度初積

1 個意見:

Blogger Milly Ou 提到...

一篇不錯的文章分享:
每個人的「特質和才幹」都不同。
http://blog.udn.com/oyt0915/17571659

2015年7月15日 上午10:44  

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