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2010年2月9日星期二

如何寫自傳

又到了大學申請入學推薦甄試時節,許多高中生剛考完學測的熱身賽,就要進入申請推甄的考驗了。接連幾天一位是外甥、一位是朋友的小孩,都來詢問到寫自傳以及準備推甄書面資料的事,以下就提出一些意見,供莘莘學子參考。

首先思考的是,自傳是給誰看的?當然是評審委員喽!那他們會看什麼?會看多久?會看多仔細?自傳要寫多長?打字要用幾號字體?要幾頁?排版有技巧嗎?自傳要如何寫才吸引人?要寫哪些內容?文筆通順重要嗎?…真的是有諸多疑問

不管是推甄入學申請者,或是求職應徵者,恐怕都有上百人,有些熱門的科系、公司,都可能有上千人,在眾多申請者文件中,如何讓自己的文件能夠鶴立雞群浮出檯面,有如英文所謂outstanding,如果是優秀的、出色的、出眾的、能夠站出來的,那麼申請者的履歷、自傳等資料,自然就有機會被挑選出來。

做個算術題,如果有100個申請者,只能有20個獲得參加面試,那就是有80個要被淘汰出局,而只有20個幸運者有機會被選出到第二階段的面試,真的是「幸運」嗎?不,絕對不是偶然!

另外,再來一題算術,如果一位委員花3分鐘看申請資料,那麼100位申請者,要看多久?300分鐘相當於5小時!審閱資料是件辛苦的工作。但是,真的會看3分鐘嗎?還是5分鐘、10分鐘?或者是1分鐘、30秒、或10秒?不必猜了,答案是都有可能,問題在能否讓評審委員持續看下去個人的備審資料,通常翻開資料就已經決定了所要看的這份資料的時間了!

了解這兩題「算術」的殘酷事實,再來說自傳要寫多長,個人建議以A4大小一頁為原則,在此不談字數、段落數,以盡量不去影響大家自我風格、特質之呈現,事實上,長短不拘,關鍵在是否能讓評審委員持續看下去!

現在幾乎都是以電腦打字列印呈現自傳,字型、字體大小選擇都有技巧,最重要的原則是排版的版面是否清爽,可否一眼看出自傳的內涵與重點?真的,評審委員都練就著速讀的超能力,都要在繁忙公務中,在短時間內挑選出比例極少的outstanding申請者,果真能夠看出每份自傳的優劣。

字型建議以新細明體或標楷體,切莫使用藝術字型,因為藝術字型只會影響閱讀速度,而降低往下閱讀的興趣,當然這也牽涉到字距、行距、段落距、段落之左右對齊等排版技巧。

就字體大小來說,以12、13、14號均適宜,字體太小對有老花眼的委員看起來太吃力,太大又佔版面。行距採單行距即可,不必空太多行間距,會佔版面。段落間可分行隔開,段落會較醒目而有所區別。

談過字型、字體大小、行距、段落間距等,也要談一下整體版面,格式之一致性最重要,由於評審委員多以速讀方式在瀏覽,建議每一個段落不宜太長,以3-5行為一段落為原則。也可多利用粗體、加底線方式,浮現重要的字句,建議少用斜體,斜體文字也會降低閱讀速度。

再來就文筆通順、標點符號之運用等,與一般作文原則相彷,唯要建立的理念,評審委員不會像改作文一樣字字珠璣,委員是想要了解申請者這個人,不是在考作文!不過,筆順、無打字錯誤、正確適當標點等,當然是書面資料品質保證的重點之一。

自傳要寫什麼內容?要分幾段?怎樣才能吸引人?請從對方(評審委員)的角度來思考,委員想要知道什麼?為什麼要知道這些或那些?為什麼能吸引委員持續看下去?如果能讓委員比其他人的自傳多看10秒、30秒、或1分鐘,就多了一分機會!

建議可以以「置入性行銷」的理念來思考自傳的書寫,譬如說:當了什麼球隊隊長,隱含了可能有領導者的特質與潛力,連續當了3年,有持續性對事情的執著,帶領球隊獲勝、得獎、隊員融洽、彌平紛爭,描述不同的事情,會有不同的意象呈現,這就是「置入性行銷」的撰寫理念。

那自傳要「行銷」什麼?行銷自己的優良特質、好的一面,諸如工作態度的主動、積極、負責等正面向的「置入性行銷」,又談到「正面向」,就要避免「負面向」的陳述,原則:絕不做負面陳述。

典型的負面陳述是,沒有信心、太過自信(臭屁),所以說要不卑不亢,例如:說在學校不很認真、學的不專精,想要再深入鑽研進修,這就是負面陳述。另外,抱怨、挑剔也是常有不自覺的說法,尤其應該避免。

自傳的內容,每個人都寫過,各有不同的表達、表現方式,原則是:熱情的、可感動人的、可引起共鳴的,最重要的能很快讓閱讀者獲得你想要「行銷」的內涵,且給閱讀者留下深刻的正面印象。

寫自傳或準備相關備審資料,做申請入學或求職,目的是什麼?當然就是要錄取!那麼就要問自己,為什麼要錄取「我」?我「好」在哪裡?怎樣的內容能夠讓人看出我有潛力、突出、優秀,「我」就是那個應該被錄取的人選。

評審委員要的是具有良好的工作態度與正面的人格特質,如前述可以透過小故事,藉由事件的敘述來「置入性行銷」個人的特質。再思考一個問題,多數人在自傳會描寫個人家庭狀況,委員們真的那麼想知道嗎?又知道申請者的家庭狀況,代表什麼意義呢?或許可由「家」談到家庭教育、親情、融洽、成長環境、待人接物、應對進退等,無一不可,最大原則是「正面」表述,表達「正念」、「善念」,譬如談師生關係,表達了尊師重道,參與社團活動,表達了工作熱情、領導能力、協調能力、處理事情的能力等等,這都是很好的「置入性行銷」。

由「自傳」或備審資料,評審委員會看出什麼端倪?其實相當多面向的,諸如語言(文字)溝通、表達能力、創意、組織能力及邏輯性,一篇能讓人持續看下去就是好的自傳,也就能確實展現出個人想要行銷、推銷自己的內涵,如何寫自傳,就看個人的創意了!

2010/02/06

相關連結:如何講一個完整的故事「五毛錢」與「五塊錢」的工作態度

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