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2009年2月24日 星期二

「打字員」與「秘書」

上個月底忙著準備一份計畫書,寫了一份草稿交給研究生整理打字,期間這位研究生頻頻來問我手稿中的部份文字,實在是我的字體有點潦草,隔了一週終於看到電腦打字的文字,看了之後不禁搖頭,怎麼這研究生只是個「打字員」,竟然是一字不漏照著繕打,連修辭的動作都省了,有些部份以條列式筆記方式的提示文字也是照手稿原樣打字,沒有一點補充說明,事實上,在交付手稿給這位學生時,已經特別口述相關內容,當時他也頻頻點頭,似乎都了解此條列式部份的內涵,然而所看到的文件,卻是不折不扣的把手稿的內容,轉換成電子檔案的文件罷。

這件事讓我不禁問起這位研究生,對於文書處理這件事到底怎麼了?難道沒法寫出自己的看法意見?於是乎就請他想一想什麼是「打字員」?怎樣的人是「秘書」?更進一步思考,怎樣的人是「製圖員」?怎樣的人是「設計師」、「工程師」?

「打字員」可能是打字速度很快,好的打字員會自行校正手稿,改錯別字、做簡單的修辭,也可能會看全篇的文辭架構,做適當的編輯,更可以是擬稿之建議,那麼這個「打字員」就可以成為「秘書」了。

在學校的行政體系,有的老師會聘用學生當工讀生,協助辦理一些公務,也有所謂助理,可能是行政助理,也可能是研究助理,工讀生常常被界定是打雜,但是自己常會跟學生說,好的工讀生是能主動找事情做,而不是等著被分派工作。

大家都知道精明能幹的助理或秘書,可以讓老闆放心,自己常做一個比喻,工讀生是說一做一、說二做二,助理可以是說一做到二三,說二做到三四,這就是差別,一個人的工作價值在於主動、積極與創造力,以及完整的完成派授的工作或任務。

完成一項工作,其實真的有完成等級的差異,而完成工作這件事,我常說的是如何對一件工作做完整的「結案」,相同的一項工作,不同人可能就有不同的「結案」品質,其實結案所呈現的就是一個人的工作能力。

培養良好的工作能力並不難,把「結案」的標準訂的高一點,就會讓人刮目相看,所呈現的當然不是「工讀生」的品質,而是「助理」的品質,更甚者還能是「秘書」的品質。

期許每個人都能當個稱職的「秘書」,而不是「工讀生」而已。

2008/01/06

相關連結:「五毛錢」與「五塊錢」的工作態度「實」與「虛」

2 個意見:

Anonymous 匿名 提到...

像我以前在工廠打工,也是一個工件一個動作,完全沒有放入自己的製作方法。看完此篇之後就開始想也許自己想的方法也可以試試看。

2011年1月11日 下午12:13  
Anonymous 匿名 提到...

您說的或許都沒錯
不過人家就是來做研究
結果被你當成助理用
您不就是位慣老闆嗎
想請秘書,請先把請祕書的錢端出來吧

2014年12月16日 上午11:24  

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