「打字員」與「秘書」

上個月底忙著準備一份計畫書，寫了一份草稿交給研究生整理打字，期間這位研究生頻頻來問我手稿中的部份文字，實在是我的字體有點潦草，隔了一週終於看到電腦打字的文字，看了之後不禁搖頭，怎麼這研究生只是個「打字員」，竟然是一字不漏照著繕打，連修辭的動作都省了，有些部份以條列式筆記方式的提示文字也是照手稿原樣打字，沒有一點補充說明，事實上，在交付手稿給這位學生時，已經特別口述相關內容，當時他也頻頻點頭，似乎都了解此條列式部份的內涵，然而所看到的文件，卻是不折不扣的把手稿的內容，轉換成電子檔案的文件罷。

這件事讓我不禁問起這位研究生，對於文書處理這件事到底怎麼了？難道沒法寫出自己的看法意見？於是乎就請他想一想什麼是「打字員」？怎樣的人是「秘書」？更進一步思考，怎樣的人是「製圖員」？怎樣的人是「設計師」、「工程師」？

「打字員」可能是打字速度很快，好的打字員會自行校正手稿，改錯別字、做簡單的修辭，也可能會看全篇的文辭架構，做適當的編輯，更可以是擬稿之建議，那麼這個「打字員」就可以成為「秘書」了。

在學校的行政體系，有的老師會聘用學生當工讀生，協助辦理一些公務，也有所謂助理，可能是行政助理，也可能是研究助理，工讀生常常被界定是打雜，但是自己常會跟學生說，好的工讀生是能主動找事情做，而不是等著被分派工作。

大家都知道精明能幹的助理或秘書，可以讓老闆放心，自己常做一個比喻，工讀生是說一做一、說二做二，助理可以是說一做到二三，說二做到三四，這就是差別，一個人的工作價值在於主動、積極與創造力，以及完整的完成派授的工作或任務。

完成一項工作，其實真的有完成等級的差異，而完成工作這件事，我常說的是如何對一件工作做完整的「結案」，相同的一項工作，不同人可能就有不同的「結案」品質，其實結案所呈現的就是一個人的工作能力。

培養良好的工作能力並不難，把「結案」的標準訂的高一點，就會讓人刮目相看，所呈現的當然不是「工讀生」的品質，而是「助理」的品質，更甚者還能是「秘書」的品質。

期許每個人都能當個稱職的「秘書」，而不是「工讀生」而已。

2008/01/06

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